In modo agile: da casa per la stragrande maggioranza dei dipendenti e facendo riunioni in video (quelle di Giunta anche), che hanno visto un’impennata incredibile. “Ci siamo riorganizzati – commenta l’assessore al personale, Vittorio Bugli – e l’abbiamo fatto velocemente. Un modo per tutelare la salute di tutti, senza fermare l’attività della pubblica amministrazione”.
E i cittadini hanno fatto ugualmente. Se prima infatti molte pratiche venivano ancora consegnate in cartaceo, adesso quello digitale è il formato preferito e si è fatta di necessità virtù. Valga l’esempio delle richieste per la cassa integrazione in deroga, tutte on line praticamente, il che ha portato a potenziare i servizi. “Abbiamo potuto attuare tutto questo con rapidità – si sofferma ancora l’assessore – perché avevamo infrastrutture predisposte e un’organizzazione efficiente: è in questi momenti che si vede quanto sia importante la “macchina organizzativa”. Ecco perché voglio ringraziare tutti coloro che quotidianamente lavorano per costruirla”.
L’amministrazione regionale ha messo praticamente tutti i lavoratori nella condizione di poter richiedere ‘il lavoro agile’. Nella prima settimana, dal 16 al 23 marzo, in giunta erano operativi da casa in quasi duemilanovecento e sette giorni più tardi avevano già superato i tremila. In 137 tornano in ufficio una o due volte la settimana, giacché impegnati in servizi essenziali o di supporto. Solo meno di cento sono i dipendenti presenti tutti i giorni in ufficio: sono le prime linee coinvolte nei settori strategici, per cui è necessaria anche una presenza fisica. Ma nel caso qualcuno di loro, in questa fase di emergenza, si trovasse nella condizione di non poter lavorare, la Regione si è già premunita ed ha pubblicato un bando per sostitu ire, in caso di necessità, le colleghe e i colleghi assegnati ai servizi essenziali e di supporto. La richiesta è su base volontaria e a decine e a decine hanno già avanzato la propria disponibilità, dando prova di grande senso di appartenenza all’amministrazione e solidarietà.
A spiegare la metamorfosi che ha coinvolto i palazzi della Regione basta un numero. Prima dell’emergenza solo 352 dipendenti, in giunta, erano in telelavoro, che non è neppure poco per la media della pubblica amministrazione italiana. La percentuale sfiorava infatti il 12 per cento. Adesso sono quasi nove volte tanto.
Naturalmente non per tutti erano disponibili pc portatili. E non tutti avevano computer personali adeguati da mettere a disposizione. A chi ne era privo l’amministrazione ha portato così il computer fisso dell’ufficio a casa. In questo modo il lavoro è potuto continuare senza alcuna interruzione. E’ stato necessario un grande sforzo: il settore informatico ha lavorato nei primi giorni senza praticamente interruzione per risolvere i problemi di tutti. Il risultato è che da casa, da subito, il lavoratore ha potuto usare la posta elettronica dell’ufficio, aver accesso ai propri files e sistemi di gestione e, con le cuffie con microfono inforcate in testa e connesse al pc, ha potuto rispondere pure al telefono come se fosse nella propria stanza, senza che dall’esterno nessun utente, che continuava a comporre lo stesso numero e a scrivere allo stesso indirizzo di posta elettronica, si potesse accorgere della benché minima differenza.
Anche gli uffici del personale, della logistica e l’Urp sono stati fondamentali in questo passaggio. L’intero lavoro è stato velocemente riorganizzato con l’obiettivo di assicurare gli stessi livelli di produttività.
Una simile trasformazione ha reso naturalmente necessario il potenziamento delle macchine del Tix (Tuscany Internet eXchange), il data center regionale: in particolare quelle dei server che devono assicurare l’accesso ai dati in modo sicuro. Sono state create pure stanze e postazioni virtuali per le videoconferenze, a cui partecipare anche semplicemente con un’app scaricata sul telefono. Dopo un inizio timido, è stato sufficiente una settimana perché il loro uso crescesse in modo esponenziale. Così si sono potute fare riunioni, incontri di staff, ma anche sedute dal valore legale. E l’intranet, la rete aziendale interna, è diventata ancor di più di quanto già lo fosse una piazza virtuale dove potersi scambiare buone pratiche e possibili soluzioni di problemi. Anche a distanza.
Prossimamente un ulteriore passo. La Regione si sta infatti già attrezzando per la creazione di classi virtuali dove fare formazione a distanza, perché le esigenze dei cittadini crescono e la pubblica amministrazione non può stare ferma e deve essere pronta a rispondere. Tutti strumenti che si potrà continuare ad utilizzare anche dopo, una volta tornati alla normalità.
